公证处实践中遇到的问题探究
摘要 我国的公证制度尚在发展阶段，虽然近年来随着法治国家的建设，我国的公证制度也在不断完善，但与许多发达国家，诸如日本、荷兰等国相比还略有不足，需要进一步完善，本文以一个公证员的视角，探讨公证处在实践遇到的较为现实与迫切的四大问题，并且简要探讨了这些问题的解决策略。
关键词 公证处 新旧交替 信息保护 实质审查 编制定位
中图分类号；D926.6 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.12.311
一、公证处公证员新旧交替问题
首先，自从我国的司法考试将法官、检察官、律师、公证员的资格考试结合在一次考试中以后，要想取得公证员的资格，需要先通过国家司法考试，2010年以后，司法考试难度逐渐增加，通过率维持在10%左右，2017年司考改革，司考难度还会加大，通过率还会继续降低，这让很多想要从事公证员工作的人望而却步。其次，司法考试难度的增加，让许多预计通过司法考试的考生，以法官、检察官、律师作为目标，而在社会大众认知里不处于中心位置的公证员，则鲜有人考虑。这给公证处的新旧交替带来了新旧换代断层的问题，以大同市御诚公证处为例，公证员普遍年龄偏大，不利于给公证处的日常工作带来活力，最重要的是，越来越多的工作需要通过电脑和网络来处理，—些年龄偏大的公证员习惯了过去的旧式办公方式，对于新的信息化办公，无法迅速的适应，新鲜血液的缺乏，让公证处推广先进高效的信息化办公难以得到迅速有效的传播。还容易在信息化办公中出现各种难以预计的失误和麻烦。
为了解决这一问题，首先，可以效仿法院检察院系统所采取的办法，这种方法在法院检察院系统使用效果已经得到很好的验证，鼓励已经进入公证处工作但未通过司法考试的年轻在职人员的已在编人员通过国家司法考试，建立相应的鼓励机制，如为己在编未通过司法考试的法官检察官以准备司法考试为前提提供一定的假期，使其拥有相对充足的学习时间，因为司法考试通过需要相当一部分时间来准备，或者对通过司法考试的人员提供物质奖励，通过此鼓励机制来提高其通过司考的积极性。增加面向内部人员的司考培训课程，可以起到监督和督促的作用，和奖励机制双管齐下，起到更好的效果。其次，对于年龄偏大的公证员，可以进行电子办公的培训，短期内帮助他们迅速提升电子办公的能力。
二、公证中个人信息保护问题
自从上世纪六十年代初提出“信息化”这个词以后，人们逐渐迎来了信息化社会。中国自上世纪九十年代进入市场经济阶段，信息化速度逐步加快，不仅在经济领域信息化大量普及，私人家庭中、政府企事业单位也开始推广和提倡信息化办公。信息化是一把双刃剑，关于个人信息保护的问题也随之浮出水面。公证中涉及许多当事人的个人信息。目前公证实践中的个人信息处理，笔者所在的大同市御诚公证处目前采取网络办公和卷宗整理的方法，网络办公时将办理公证的当事人的信息录入单位的局域网中，这样可以杜绝个人信息的泄露，同时，使用局域网络可以防止当事人的个人信息流入到因特网，录入单位局域网信息系统的信息由专人负责管理。卷宗是另一种留存个人信息的方法，当事人和公证处各保存一份作为办理公证的凭证，卷宗只有公证员可以查阅，虽然这种办法十分传统，但由于公证处公中年龄偏大的公证员较为适应这种传统的办公方式，因此卷宗整理的信息保存方式在一段时间内还难以被彻底取代。
办理公证所要求当事人提交的各种证明文件，部分需要整理成卷宗以保存，部分则成为不被需要的废纸，公证员需做到为当事人保守个人信息的秘密，这一义务在《公证程序规则》和《公证员职业道德基本准则》均有所体现。要防止卷宗不需要保存所产生的各种废纸的秘密被泄露，近些年经常发生的许多电信诈骗就是借由当事人泄露的个人信息来进行犯罪的，因此公证处在处理有个人信息的材料时，可以对不同内容的材料进行分别具体处理，最好不再利用，最简单易操作的手段是撕毁这些材料，最好可以在公证处配备碎纸机，碎纸机在公证处这样大量处理公民个人信息的地方应当在公证处的每个办公室都配备，比如遗嘱稿、遗嘱公证书稿等；证照类的复印件可以在内容上用例如黑色笔迹遮盖，使其丧失原本的文件意义，防止有心人再利用，公证处作为窗口单位，人员流动性十分大，公证员并不能时刻监控各种人员；其他不需要处理的材料必须是既不会给公证处、也不会给当事人带来麻烦的废纸才可继续利用。
三、公证中实质审查的可操作性问题
公证员在办理公证中，经常需要审核当事人所提交的各种证明文件，新中国建立以来，国家并未明确规定公证审查原则，但真实、合法一直是我国公证的核心原则，但这一原则又过于笼统和模糊，理论上，公证书作为效力极其高的国家公文书，法院通常都是默认公证书合法有效的前提下进行审判活动，从这个角度上看，公证应该做到实质审查。但实践中，公证员办理公证很难做到实质审查，以遗嘱公证为例，申办遗嘱公证，应向公证处提供如下证明材料：一是能够证明立遗嘱人身份的身份证明材料。例如居民身份证、户口本等。二是遗嘱中所处分的财产的财产所有权的相关证明材料。如房屋产权证书、当事人的银行存折等。三是书写遗嘱的草稿也是必不可少的。如果遇到一些年纪比较大的当事人不会书写遗嘱，或自己来书写实在有困难，可以在公证员面前口述，请公证员代书。而办理这样的公证，通常是由一名公证员来办理的，除非需要公证员代书遗嘱或者到当事人家里办理公证。由一名公证员以实质审查的方式来审查这些证明材料，在实践中是难以贯彻执行的，可操作空间十分有限，加之公证处往往资源有限，很多时候公证员只看证明材料的真伪，即以形式审查为主，因此一些利用虚假证明文件办理公证的当事人也能因高超的造假技术而逃过公证员的审查，导致公证员自身也受到追究问责。
为防止这种情况发生，可以建议当事人在提供证明材料的时候，附上责任保证书，如果提供虚假证明材料则会受到追究，从源头将虚假证明材料剔除，减轻公证员工作压力，也可以提高公证员办事效率，为公证处节省资源。
四、公证员的编制定位问题
目前，笔者所在的大同市御诚公证处的公证员属于事业编制。2014年起，为了积极稳妥推进公证体制改革，山西省也逐步推广公证员事业编制化，条件成熟的行政体制公证处改制为事业体制。根据现实操作积累的经验，行政编制的公证员可以保留公务员身份、待遇，继续从事公证工作。2014年以前推行的行政体制公证处作为设立在司法局内部的一个部门，其管理体制和运行机制存在漏洞。长久以来公证员都是被划为公务员一类的。因为过去是公务员身份。新的公证法出台以后，公证员就变成了和律师一样的职业性质。受聘于公证处，有事业编制，属于事业编人员，不过资金是完全自收自支的。在行政编制向事业编制转化的过程中，十分容易出现公证员新旧衔接不上的问题，应当充分尊重公证员的个人意愿，不同的人员采取不同的方法和措施，防止一刀切的情况出现，新老人区分情况，妥善处理，平稳过度为宜，对还将继续在改制后的公证处进行工作的行政编制的公证员，通过自然减员、过渡方式来逐步消化，循序渐进，不采取“大跃进”式的揠苗助长的方式。与此相配套的举措是，对还非行政编制的公证员和通过司法考试选聘到公证处的人员可以适用于改制后的非行政编制，使选才用才的渠道畅通，通过公开招录、自主聘用等方式吸引通过司法考试的高素质人员进入公证队伍，为公证员队伍注入活力。
五、结语
目前我國的实际国情显示出部分社会矛盾越发尖锐，成为了我国发展道路上的绊脚石，并且还导致了诉讼纠纷不断的涌现、浮出水面，这不仅十分影响社会稳定和国家长治久安，并且使得本来就不够充足的法律资源更加紧张。
因此，重视公证的社会价值，用好“提前介入”这一社会治理手段，是促进国家完善司法体系、形成法律秩序、保持社稳定的重要途径之一，可以在一定程度上预防和减少社会纠纷的发生，降低因此而增加的社会成本。我国在2005年颁布的公证法是我国公证事业发展的一个重大的进步，将对公证事业的管理提升到了国家法律的层面上来，但与许多发达国家相比，诸如日本、荷兰等国，我国的公证制度还处于起步阶段，还有许多需要完善的方面。