摘要: 通过分析教务管理信息化的优点,阐述了对留学生进行信息化教务管理的可行性、必要性及意义,提出存在问题及解决建议。 关键词:留学生 教务管理 学籍信息化
中图分类号:G642 文献标识码:A 文章编号:1672-8882(2011)02-039-02
随着高校办学的开放化,高校留学生规模不断扩大,专业和人数迅速增加,办学模式多元化,出现了短期与长期汉语言培训班、中文、双语及全英文授课班及其他短期培训班等。留学生招生门槛低,生源质量参差不齐,汉语水平普遍较低,不同国家之间存在文化差异,规模发展速度与学校重视程度不一致,与教学资源不匹配,等等,这些原因导致留学生教务管理工作量大,工作难度高,工作任务越来越重,传统的教务管理方式已经不适应留学生教育的发展规模和速度,也不符合当今信息化社会的特点。随着全球信息技术的飞速发展,特别是互联网的普及,高等学校网络化、信息化的重要性和优点越来越突现出来。为了加强留学生的教务管理,提高教务管理工作质量和工作效率,笔者认为,将留学生的教务管理纳入学校正常教学管理活动中,与其他学生一起进行信息化、网络化教务管理,是解决当前留学生教务管理中突出问题的重要途径,是提高留学生整体素质的需要。
信息化教务管理是指运用计算机与互联网,通过教务管理软件,系统管理人员使用专用客户端实现管理控制和数据批处理,教学管理人员、学生、教师、教辅人员使用浏览器通过WEB端完成数据采集与信息发布［1］。在网络环境下,信息服务的模式从传统的重藏轻用、坐等教师的被动式信息服务模式向以网络为工具,面向教师的主动式信息服务的模式方向转变,只有这样才能满足用户日益增长的信息需求［2］。教务管理是一项严谨的工作,关系到学生的学分、成绩、毕业和教学活动的正常进行。只有对留学生教务实行信息化管理,才能是留学生的教务管理有序化、规范化、科学化。信息化教务管理主要包括三个部分:学籍管理信息化、课程管理信息化、考核管理信息化。
一、留学生学籍管理信息化
学籍管理工作是教务管理的基础,学籍管理是从学生取得学籍开始到毕业或离校而进行的全过程的动态管理,主要包括学籍注册和学籍异动处理。
1、学籍注册
学籍注册包括新生注册和学期注册。对于刚入学的留学生新生,首先要对学生个人基本信息进行采集,包括给学生安排班级、学号,采集学生的中文名和英文名、护照号、国籍、性别、个人照片、出生日期、入学日期等基本信息并将这些信息录入到教务管理系统。对于中国学生,学生的个人信息已存到招生档案里,获取较为方便。对于留学生,其变动较大,之前的招生仅仅靠学生的申请资料来进行,学生来校后,要对学生的个人信息进行再采集、核实、备份,确保信息的准确性和完整信。完备的电子信息存储便于查找、统计、调用等工作的进行。只有做完新生注册的学生才能取得学籍。
学期注册是每个学期对学生所进行的电子注册。只有注册过的学生才能登陆教务系统,进行课表查询、成绩查询、考试安排查询,选课,重修申请等。未回校、无个人照片或未交清费用的学生不能注册,从而无法登陆教务系统,即无学习资格。应用信息化电子注册,便于统计和整理学生的学籍动态,督促学生及时回校参加学校的教学活动、交清费用,补拍照片等。
2、学籍异动处理
学籍异动处理是根据学籍管理规定,争对学生的本人申请、学习情况、身体状况等因素对学生进行的休学、停学、复学、转学、转专业、回原年级、退学试读、开除学籍、延长学习时间、保留入学资格等学籍异动行为。由于招生方式多样化和各高校对于留学生入学门槛普遍较低等原因,留学生的异动行为相对较多,常见的有转学、回国休学或停学、复学、退学及退学后重新入学、转专业、延长学习时间等异动行为,需要及时做好学籍异动处理并上报国家留学基金委和公安局,对学生进行有效的实时管理。所有学籍异动处理都可在网上进行申请和审核,按照学籍异动的性质,分为随机处理和统筹安排两大类。随机处理的学籍异动多为突发事件,便捷的网络为快速反应和处理提供了方便。对于统筹安排的学籍异动,应遵循学校或相关单位的统筹安排,定时在网上发布通知,接受申请,保证学籍异动有序、和谐、高效进行。
二、 留学生课程管理信息化
信息化、网络化使高校各教学部门、教学环节联结成一个整体,学校教学资源得到充分利用,节省了人力、物力与时间,用更小的成本,培养出高质量留学人才。如将留学生教学计划与课表安排纳入学校教务系统统筹安排,留学生按照系统统筹安排与中国学生一起上网选课、选题,既便于提高教学使用率,提高教务管理的利用率,也使留学生对教学计划和培养方案有进一步了解和熟悉的过程,有利于学生把握学习方向,做好整体安排。
信息化教务管理中,任课教师可以方面快捷地在系统中找到课程学生名单,了解学生情况,争对留学生特点合理安排教学内容,做好考勤、平时成绩、作业情况及最终成绩记录与登录工作。留学生的面孔和英文姓名较难记住,对于大班上课的任课教师来说,要在短时间内记住大量的课程留学生,是一件难事。而网络系统里学生的详细信息、个人照片、国籍等,有效的帮助任课教师认识和了解所教的学生。留学生也可在系统里方便地查到学期修读课程、课程表、考试安排,并进行重修申请、异动课程申请等,这充分发挥了学生的主观能动性,大大提高效率。如果学生依赖教辅人员通知或告知他们,不仅工作量大,而且由于事情繁杂琐碎,难免有遗漏,造成不必要的损失和麻烦。教务管理人员主要在系统里对课程情况和学生修读情况进行实时协调与管理,安排与协调各项教学活动的通知和执行,及时发现问题,解决问题。可见,课程管理的信息化对于教务管理部门、教师、学生之间信息的传达与互动,提供了良好的平台。
三、留学生考核管理信息化
考试是检验学习效果和教学效果的重要手段,考试工作是每学期的重要工作。传统教务管理模式中,由老师定下时间、通知教务管理人员去校教务科借用教室、然后再由教务管理人员告知老师、主副监考、辅导员相应的考试地点,最后将考试的详细信息一一通知学生。这种方式不仅低效,而且工作量大,容易发生遗漏。信息化教务管理有专门的考试申请系统,由任课教师上网申请时间地点,系统会自动给出相匹配的教室供老师挑选,同时如果申请的考试时间与课程内某些学生的课程时间有冲突,系统会有提示并不允许申请。一旦申请完毕,教务管理人员即可看到并安排主副监考,相应课程的学生也可在系统里看到考试时间地点。由于信息化考试管理的信息发布是多向的,直观的,快捷的,不仅解放了教师与教务管理人员,也利于存档。
毕业审核是另外一项重要工作。由于学生的基本信息、学业成绩、修读学分都在系统里分类存储,教务管理人员根据各专业设置的毕业要求模板进行筛选,重点审核不符合条件的中国学生,确保毕业审核的准确性,保证了学位和毕业授予的严肃性,保证了对学生的公正、公平、公开。
四、留学生信息化教务管理存在的问题及建议
1、语言差异
留学生的汉语水平普遍较低,而大部分高校的教务管理系统只有中文,这严重阻碍了作为重要客户端之一――学生对于所发布信息的接收。高校应研发一套中英文兼容的教务管理系统,学生可根据需要选择适合自己的语言。
2、信息采集问题
留学生信息复杂,变化多,采集量大,极易出错,常见出错方式有英文名字母输入错误,姓名顺序错误,出生日期错误及护照号更改等。留学生新生到校时间不一致,加重了信息采集的工作量。建议对学生适当开放某些个人信息,由学生本人提交或修改,由教辅工作人员审核。
3、学籍数据接口性差
留学生学籍数据及学籍异动情况要实时报送给国家留学基金委和公安部门,而现有教务管理系统导出的数据,在内容和格式上与相关部门要求的标准有差异,导致数据无法上报。建议高校根据实际需要调整数据格式与内容。
4、适应信息化过程难
在推进教务管理信息化的过程中,需要留学生养成主动使用教务系统进行信息查询的习惯。这需要一个过程,需要学校、领导、教师、教辅人员与学生一起配合,向学生传输信息化管理理念,指导学生使用对应端口的教务管理系统,监督学生的选课情况,由面到点逐步深入,确保全体学生有效接受信息化管理。
综上所述,对留学生实行信息化教务管理是可行的,也是必须的,它不仅是现代高等教育的需求,也是培养高质量留学人才的需要,对于加强教务管理部门、教师、学生之前信息的传达、互动,对于教务管理的规范化、有序化、科学化起到不可磨灭的作用,对于其存在的不足仍需在教学管理运行中不断完善和改进。
参考文献:
[1]欧阳波.浅议教务管理信息系统在高校教务管理中的应用[J]. 高校招生(理论研究)?.2010（2）
[2]赵霞.网络环境下面向企业的信息服务模式研究[J].大众科学:科学研究与实践,2007（23）